Планирование дел и мероприятий в Outlook.
MS Outlook широко известен как почтовый клиент. С его помощью отправляют и получают письма, хранят информацию о контактах, используют группы контактов для массовых рассылок. Однако на этом возможности Outlook не ограничиваются. Эта программа может быть успешно использована и используется в качестве делового органайзера. Календари в Outlook помогают планировать рабочее время. События в календаре Outlook могут быть самыми разными. Это и непосредственные события, и встречи, и собрания, и задачи. Как создать собрание и другие события в Outlook, чтобы запланировать их?
В Outlook информация о списке запланированных задач одного участника автоматически становится доступной для других участников. Работа с событиями в Outlook позволяет легко организовать взаимодействие между участниками. Используя функции программы, сотрудники организации контролируют работу своих коллег в режиме реального времени. Руководитель организации, используя функции календаря Outlook, контролирует выполнение подчиненных задач в режиме онлайн, без необходимости личного присутствия. Outlook предлагает встречи, встречи и события в качестве вариантов встречи.
Создание встреч в Outlook.
Использование календарей в Outlook. Для создания встречи необходимо выбрать нужный день в календаре и дать команду «создать встречу». После этого нужно указать время встречи, название и описание, место проведения и при необходимости указать периодичность повторения. К повторяющимся элементам относятся регулярные встречи и задачи, такие как еженедельная встреча.
Встречи отличаются тем, что для них не резервируются ресурсы, но можно приглашать участников. При этом для них резервируется время в календаре, когда сотрудник становится недоступен для других задач. Примером встречи могут быть переговоры с клиентом. Вы можете создавать вложения в виде документов, которые необходимо прочитать до или во время встречи.
Это способ настроить показ календаря пользователя другим участникам, а время встречи установить как время занятости данного сотрудника. Когда другие участники просматривают календарь, временные блоки этого пользователя, назначенные на собрание, отображаются как недоступные. Время вводится пользователем как занятое или доступное при планировании встречи.
Встречи нулевой длины могут отображаться для других пользователей как свободное время, сомнительное время как заштрихованный блок или отсутствие работы. В последнем случае временной блок будет отображаться с заполненным индикатором доступности и затемненным фоном встречи.
Встречи можно назначать как в личном календаре, так и получив от других пользователей права планировать или редактировать встречи в чужих календарях.
Кроме того, любую встречу можно пометить как закрытую. Такая встреча не будет видна другим пользователям, даже если у вас есть доступ к личным папкам этого пользователя.
Календари Outlook. Использование собраний.
Встреча — это встреча, в которой участвуют несколько участников или ресурсов. Для встреч, как обычных, так и онлайн, вы можете рассылать приглашения участникам, резервировать различные ресурсы в виде комнаты, компьютеров, проекторов, интерактивных досок, а также всего прочего, в том числе виртуального, оборудования, необходимого для встречи.
Пользователь может видеть доступность ресурсов, сравнивать планы ресурсов с планами участников и время блокировки. Обратите внимание, что эта функция доступна только при использовании учетных записей из MS Exchange Server. Однако ничто не мешает ресурсам создать фиктивный адрес электронной почты, что-то вроде «audotury-1@myoffice.dom», и использовать его в качестве ресурса.
Чтобы создать собрание, выберите в календаре день, на который оно запланировано, и введите соответствующую команду. Когда вы создаете приглашение на собрание, оно автоматически отправляет его участникам. Это отличается от совещаний, на которых отправка приглашения не является обязательной.
Когда вы создаете собрание, вы должны определить список людей, которых нужно пригласить. Если собрание проводится постоянно, например, с сотрудниками филиала или дочерней компании, целесообразно использовать списки контактов. Также необходимо определить сроки проведения собрания, а также необходимые ресурсы. Приглашение ресурсов на собрания аналогично приглашению пользователей.
Ответы на отправленные приглашения на собрания отправляются в папку «Входящие». После создания встречи вы можете расширить круг приглашенных, а также перенести встречу на другую дату, перетащив ее в календаре или отредактировав.
Читайте также: Как добавить пользователя в ICQ
Что означает добавление чьего-либо календаря?
Добавление чьего-либо календаря означает, что вы предоставляете общий доступ к своему календарю этому человеку или группе. Совместное использование календарей на работе повышает эффективность и облегчает общение между членами команды.
Менеджеры, руководители групп и сотрудники могут легко отслеживать и вносить изменения в графики всей своей команды. Это упрощает балансировку и управление проектами в команде. Большинство организаций отдают приоритет обучению своих сотрудников совместному использованию общего календаря.
Календарями можно делиться с семьями, чтобы жить сбалансированной жизнью. Это может помочь парам улучшить общение, взять на себя ответственность за своих детей и следить за всеми домашними делами. Это гарантирует, что вы не забудете провести время вместе.
Пошаговый процесс добавления календаря на Outlook.com и Outlook в Интернете
Выполните следующие действия, чтобы добавить календарь в Outlook.com или Outlook в Интернете:
- Откройте Outlook.com или Outlook в веб-учетной записи или -> перейдите к значку календаря -> нажмите «Добавить календарь».
- Следующим шагом является выбор добавления личных календарей -> выберите календари, которые вы хотите добавить -> Введите данные своей учетной записи.
- Как только ваша учетная запись будет подключена, вы получите уведомление после аутентификации, если это необходимо.
- Все ваши события или расписания из ваших личных календарей автоматически синхронизируются.
Выполните следующие действия, чтобы добавить общий календарь:
- Первый шаг — принять приглашение, которым с вами поделились, чтобы добавить в чей-то календарь.
- Когда вас примут, вы сможете увидеть календарь в Outlook в разделе «Общие календари».
Подключить общий календарь в Outlook
- Нажмите на Календарь в нижней части программы:
- Щелкните правой кнопкой мыши раздел Мои календари — Добавить календарь — Из адресной книги:
- В списке сотрудников находим того, кто дал доступ к своему календарю — выбираем его:
- Новый календарь появится в списке:
