Конференции в zoom: инструкция по использованию и настройке

Что такое Zoom (Зум)

Zoom — более современная альтернатива Skype. Здесь можно проводить видеоконференции, совещания, планерки, консультации, онлайн-встречи, совместные завтраки, пространства для совместной работы, игры и даже танцевальные вечеринки. Если вы все находитесь в разных городах и странах, находитесь на карантине или на больничном, Zoom поможет оставаться на связи и оставаться на связи.

Зачем это нужно

С помощью презентации докладчик может представить сложный материал на нескольких слайдах, сделать его понятным для разных групп слушателей. Информация наглядна, визуально понятна, адаптирована к интересам и потребностям населения.

Презентации необходимы в следующих случаях:

• наглядная демонстрация последовательностей, причинно-следственных связей с помощью диаграмм, графиков, бизнес-планов;
• возможность использования изображений, анимации, звука, видео в одном документе;
• передача материала в виде конспектов с возможностью добавления комментариев, объяснения логики, ответов на вопросы;
• возможность отправки слайдов учащимся в конце занятия на доработку.

Как разрешить участникам делиться экраном?

Настройки Zoom по умолчанию позволяют вам делиться своим экраном, содержимым файлов и презентациями с другими участниками собрания. Это полезно для учителей, которые хотят отображать учебные материалы. Но иногда требуется и обратная связь, когда мы хотим дать слушателям возможность показать свой материал во время конференции. В этом случае организатор встречи должен внести изменения в настройки Zoom.

Изменение настроек совместного использования на компьютере

1. Откройте окно собрания, которое вы проводите, затем щелкните значок стрелки рядом с кнопкой «Общий экран». В меню нажмите «Дополнительные параметры общего доступа».
2. В настройках вы увидите опцию «Кто может демо». По умолчанию только хост. Чтобы дать возможность показывать документы участникам, установите флажок «Все участники».

Пошаговая настройка и использование Zoom

• ШАГ 1: регистрация

1. Первое, что вам нужно сделать, это зайти на официальный сайт (ссылка выше) и зарегистрироваться (указать реальный рабочий email! На него придет ссылка для подтверждения).
2. Зарегистрируйтесь и подтвердите по электронной почте

После подтверждения адреса электронной почты ваш базовый профиль активируется со следующими правами:

1. возможность создания конференций: от 1 до 100 чел.;
2. неограниченное количество конференций;
3. максимальное время конференции — 40 мин. (если 1 на 1 — время не ограничено).

• ШАГ 2: авторизация и установка Zoom Meetings

После этого необходимо пройти авторизацию на сайте (ввести адрес электронной почты и пароль, указанные при регистрации).

1. В верхнем меню вы сможете организовать конференцию — просто нажмите на соответствующую опцию (в первый раз рекомендую сделать «без видео» / так проще все настроить…).
2. После этого браузер загрузит файл special. Программа Zoom (автоматическая) — ее нужно просто установить.
3. Затем вверху окна браузера появится небольшое окошко, где нужно нажать «Открыть приложение Zoom Meetings».

• ШАГ 3: чат, участники, настройка микрофона

Интерфейс Zoom выглядит довольно просто и лаконично (см скриншот ниже). В общем, я бы рекомендовал начать с:

1. скопировать спец. URL и отправьте его другим участникам (например, через социальные сети), чтобы они могли подключиться к вашей конференции (см пункт 1 на скрине ниже);
2. включить отображение количества участников и общий чат;
3. если вы плохо слышите, откройте настройки микрофона (для этого нажмите «стрелку» на значке микрофона в левом нижнем углу).

В разделе «звук» укажите микрофон, динамики и установите их чувствительность. Настраивается только экспериментально.

Если вы используете Windows 10, вы можете столкнуться с тем, что участники конференции вообще не будут вас слышать/видеть (или Zoom сообщит, что не может получить доступ к микрофону/веб-камере).

Это может произойти из-за настроек приватности в настройках Windows 10 (чтобы открыть их, нажмите Win+i). Убедитесь, что в ваших настройках установлено разрешение на доступ к микрофону/камере для Zoom Meetings.

• ШАГ 4: пригласите участников

Для этого:

1. включить отображение списка участников;
2. внизу меню «Участники» — нажмите на ссылку «Пригласить»;
3. далее остается выбрать сервис электронной почты и ввести нужный адрес…

• ШАГ 5: демонстрация экрана, доска для рисования

При проведении конференций (особенно онлайн-курсов) часто нужна виртуальная доска, где можно что-то нарисовать/показать/продемонстрировать. И в этом плане Zoom работает просто отлично!

Zoom позволяет на выбор транслировать вам любое окно программы (браузера, калькулятора, Word и т.д.), либо запустить отображение «Доски объявлений» (это для тех, кому нужно написать/нарисовать что-то свое…).

Кстати, инструментов для рисования много: блок текста, фигуры и карандаши с ластиком (что-то большее, чем просто мел на настоящей доске).

• ШАГ 6: запись конференции (урока)

При проведении различных конференций их часто приходится записывать и демонстрировать тем участникам, которые не успели к ней подключиться и отсутствовали.

В связи с этим Zoom также предлагает готовое решение. Вы можете сохранить как сообщения чата (пункт 2), так и всю конференцию (пункт 1): что все сказали; дискуссионный форум; видео моменты и тд

Чтобы начать запись, просто нажмите комбинацию клавиш Alt + R.

Обратите внимание, что если конференция записана, в верхнем левом углу появится небольшая полоска с таким же статусом.

Как скачать / установить Зум

Скачать Zoom для ПК можно здесь. И не только сама программа, но и плагины, позволяющие одним кликом планировать новые конференции и синхронизировать записи с Google Календарем.

Чтобы начать пользоваться Zoom, вам необходимо зарегистрироваться в системе и создать учетную запись — в этом нет ничего сложного и это бесплатно.

Как показать презентационный файл в Зуме

Чтобы начать презентацию в Zoom, необходимо сделать следующее:

1. Запустите презентацию, нажав «Новая презентация» на главном экране и разослав соответствующие приглашения пользователям;
2. На ПК запустите презентацию через «PowerPoint» или другую программу для демонстрации презентаций (подойдет браузер с расширением, позволяющим просматривать файлы презентации);
3. В приложении «Zoom» нажмите внизу кнопку «Демонстрация экрана»;
   
4. Откроется окно со списком всех активных окон, открытых на компьютере. Выберите окно презентации, затем нажмите синюю кнопку «Поделиться» внизу»;
   
5. Сервис перейдет в режим демонстрации вашей презентации. Вы можете либо запустить автоматическое переключение слайдов, либо прокручивать слайды вручную, сопровождая их собственными комментариями.

При необходимости установите флажки внизу рядом с опцией «Общий доступ к компьютерному аудио» (другие пользователи будут слышать звук с вашего компьютера). Вы также можете установить флажок «Оптимизировать для полноэкранного просмотра», чтобы оптимизировать совместное использование экрана для просмотра видео.

Способ запуска презентации в Zoom на телефоне

На телефоне удобнее показывать любую презентацию в Zoom из облачного хранилища. Рекомендуем загрузить файл туда и только потом использовать этот файл при запуске Zoom на телефоне.

Процедура следующая:

1. Начните конференцию на телефоне. Для этого достаточно будет в приложении нажать «Новая конференция» — «Начать конференцию»;
   
2. Затем нажмите кнопку «Поделиться» внизу»;
   
3. Откроется список источников, где вы сможете выбрать свою презентацию. Выберите тот, который вы хотите отобразить;
   
4. Кроме того, вы можете заранее разместить свою презентацию в облачном сервисе (Google Диск, Dropbox, OneDrive). Теперь, выбрав нужный облачный сервис, найдите в нем файл, а затем нажмите строку «Общий доступ»;
   
5. Демонстрация запускается на экране, и вы можете показать ее участникам конференции.

Преимущества облачных конференций в Зуме

Давайте посмотрим, почему Zoom так удобен:

• Можно использовать с ПК, телефона или планшета.
• Базовая версия предоставляет 40 минут бесплатно и одновременно в комнате может находиться до 100 участников. Вы можете изменить тариф в любое время.

• Связь хорошая, не подводит. Качество изображения может быть не очень, но это во многом зависит от параметров интернет-соединения участников.
• Zoom имеет модерацию. Организатор звонка может предоставлять права участникам, назначать помощников, включать и выключать микрофоны.
• Совместное использование экрана. Есть функция рисовать на экране, комментировать участники и давать карандаш другим участникам встречи.
• Чат с сохранением переписки даже после звонка. Запись видеозвонка.
• Разделение потоков. Вы обсудили с командой общий процесс, а потом отделили тех, кто пишет тексты, от тех, кто, например, настраивает технические вещи.

Как настроить звук

Даже если вы используете микрофон, встроенный в ноутбук, звук нужно настраивать отдельно. Как работать со звуком в программе:

1. Откройте группу «Звук».
2. Выберите динамики, микрофон и выберите комфортный уровень громкости.
3. Чтобы проверить громкость динамика или микрофона, нажмите кнопку «Проверить».

Читайте также: Как выйти из учетной записи Gmail на телефоне

Как создать и настроить конференцию в Зуме

1. Итак, вы загрузили и установили Zoom на свой компьютер.
2. Теперь на главной странице войдите в свою учетную запись и нажмите «Назначить встречу».
3. Zoom предложит вам три варианта запуска на выбор: с видео, без видео и только совместное использование экрана.
4. Если вы не вошли в свою учетную запись сразу, Zoom все равно попросит вас ввести имя пользователя и пароль после этого шага.
5. Затем откройте приложение на своем компьютере.
6. Если все в порядке, загорится индикатор видеокамеры и откроется главное окно Zoom, где настраивается видеовстреча.

Как настроить звук и изображение в Зуме

В окне можно сразу проверить динамик и микрофон и войти со звуком.

В нижней всплывающей панели — настройки облачной конференции.

Микрофон — настройки звука и динамиков. Вы можете переключать звук с компьютера на телефон и наоборот, проверять динамики и микрофон, регулировать громкость динамиков и наушников.

Камера в нижнем меню позволяет управлять параметрами записи и настройками видео.

Как пригласить участников в Зум-конференцию

Пригласить — элемент, в котором можно выбрать способ приглашения: по электронной почте или по ссылке.

Если вы нажмете «Копировать приглашение», текст будет выглядеть так:

Присоединяйтесь к конференции Zoom

https://us04web.zoom.us/j/758358109?pwd=RVk3RnRZYUMwUUJCcTNRZTFwckdLZz09

ID конференции: 758 358 109

Пароль: 334112

То есть участник получает ссылку именно на вашу конференцию, ее идентификатор и пароль, которые система потребует при входе. Пароль, ссылка и идентификатор, разумеется, каждый раз будут уникальными.

В последнее время много говорят о том, что Zoom уязвим, а участники конференций подвергаются фишинговым атакам. Проблема кибербезопасности не в самой программе, а в небезопасном поведении пользователей.

Как обезопасить конференцию в Zoom

1. Скачайте программу с официального сайта.
2. Не публикуйте ссылки и пароли к трансляции в открытом доступе или групповых чатах. Приглашения лучше отправлять лично, в мессенджерах или по электронной почте.
3. Не включайте пересылку файлов в чате или разрешайте определенный вид только в том случае, если это действительно необходимо для встречи или обучения.
4. Если участники отправляют ссылки в чат, прочитайте саму ссылку, прежде чем открывать.
5. Настройте конференцию так, чтобы участники не могли попасть на трансляцию раньше ведущего. Вы можете сделать это с помощью функции «Зал ожидания» в новых настройках встречи. Так организатор может одобрить каждого участника вручную и не пропустит хакерский аккаунт.

Помните, что любая программа, которой вы разрешаете доступ к вашему компьютеру, микрофону, камере или жесткому диску, представляет собой потенциальную угрозу. Зум не намного опаснее Вотсапа или Вайбера.

Как управлять участниками конференции в Zoom

Управление участниками — важный момент для тех, кто боится столкнуться с хаосом на звонке. Представьте себе 40-50 человек на одной конференции и все говорят одновременно. Для обеспечения порядка на странице конференция должна проходить строгую модерацию.

Если вы организуете конференцию без ассистентов, лучше сразу отключить всех остальных участников и проговорить вводные пункты и правила поведения. Затем можно дать слово и подключить микрофоны всем по очереди. При этом в общем окне с участниками будет видно, у кого включен микрофон, а у кого нет.

Если аудитории достаточно, можно выключить микрофоны для всех, но дать право участникам включать их самим, когда им есть что сказать по теме. Обсудите, какой сигнал они могут подать, чтобы говорить, не перебивая других.

Демонстрация экрана в Зуме

Очень полезная функция для тех, кто учит или дает советы. Вы можете показать участникам свой экран на компьютере или iPhone/iPad. Или вы можете открыть пустую страницу и дать всем право использовать виртуальные карандаши. Вы можете запустить любую открытую вкладку и обсудить ее содержимое. Например, откройте интеллект-карту или документ Google и просмотрите текст с правками.

Совместное использование экрана Zoom также можно настроить в соответствии с целями и задачами видеозвонка. Все участники могут поделиться своим экраном и работать.

Реакции и общение в Зуме

Реакции — это просто смайлики, которые можно поставить тому, кто говорит. В качестве поощрения и похвалы.

А в меню «Подробности» вы можете включить чат для обмена ссылками или общения. Он расширяется справа от основного экрана.

В чате есть возможность прикреплять файлы из облачного хранилища или с компьютера.

Как сделать запись конференции в Zoom

В нижнем меню нажмите «Подробнее» и выберите из меню «Записать на этот компьютер». Начнется запись, в левом верхнем углу экрана появится индикатор. Остановить или возобновить запись можно как в меню, так и на панели индикаторов, а также с помощью горячих клавиш.

Запись встречи начнет обрабатываться сразу после того, как вы нажмете кнопку «Завершить конференцию». После этого система попросит вас сохранить файл MP4 в нужную папку. Удобно прослушать еще раз, чтобы выполнить задание и ничего не забыть. И/или вы можете создать монтаж и сохранить его на будущее, если, например, вы записали алгоритм или сценарии для команды.

Как показать презентацию с компьютера и смартфона

Используйте функцию общего доступа к экрану для презентации на компьютере и телефоне.

Как транслировать материал в Zoom:

• присоединиться к конференции;
• открыть файл;
• нажмите кнопку общего доступа к экрану на панели управления, чтобы включить общий доступ к экрану;
• выберите окно слайда;
• установите флажок «Computer Audio Sharing» для передачи звука с ПК;
• установить полноэкранный режим;
• нажмите демо;
• запустить показ, выбрав «Слайд-шоу» и указать, с какого слайда начать трансляцию.

В полноэкранном режиме отображается только тот материал, который отображается на экране. Чат, зал ожидания не будет виден.

Практический вариант для учителя на ПК — использовать два монитора. На одном будет транслироваться презентация, на другом во время выступления можно писать комментарии, рисовать, пользоваться курсором в виде стрелочки.

Вам может быть интересно: Как сделать конференцию в Zoom бесплатно: приглашать и подключать участников, вход и выход, настройки

Хранить презентационные материалы на смартфоне неудобно. При трансляции с iPhone, телефона Android, iPad необходимо предварительно загрузить их в облачное хранилище OneDrive, Google Drive.

Процедура веб-трансляции для увеличения:

• включить конференцию;
• внизу экрана нажмите «Поделиться»;
• выбрать место для сохранения слайдов. Если они хранятся на облачных дисках, войдите под своей учетной записью;
• найти нужный файл;
• выберите «Общий доступ»;
• если у вас есть вопросы или вам нужно что-то объяснить, вы можете поставить трансляцию на паузу.

Алгоритм идентичен для устройств с разными операционными системами.

Как сделать общую настройку Zoom

Чтобы пользоваться конференцией Zoom было удобно, нужно начинать настройку с общих настроек. Для этого вам нужно:

1. Откройте группу «Общие». По умолчанию он открывается автоматически после перехода в настройки.
2. Установите те же параметры, что и на картинке под цифрами от 1 до 5.

Эти настройки помогут вам более эффективно и быстро работать в Zoom на вашем компьютере. Они позволяют всегда быть на связи и не забывать о запланированных конференциях.

Как настроить камеру

Видеоконференции — основная функция Zoom. Для его использования необходимо правильно настроить камеру Zoom. Для корректного использования функций программы необходимо:

1. Откройте раздел «Видео».
2. Выберите в строке камеру с таким же названием и установите широкоформатный формат.

При использовании Zoom на ноутбуке по умолчанию отображается встроенная камера.

1. Выберите параметры, как на скриншоте. Если качество интернета плохое, лучше снять HD качество.
2. Нажмите на кнопку «Дополнительно».
3. Убедитесь, что параметры установлены как на скриншоте. Они должны быть такими по умолчанию.

Если есть проблемы с камерой, вы найдете решение в специальном руководстве.

Как показать презентацию с телефона

Чтобы упростить демонстрацию, рекомендуем загрузить презентацию в какое-нибудь облачное хранилище. Лучше всего использовать Google Диск, так как с него можно отправлять все файлы прямо на конференцию. Теперь создаем свою трансляцию или подключаемся к нужной видеоконференции. А дальше выполняем действия из инструкции:

1. Нажмите кнопку «Поделиться» или «Поделиться». Название зависит от операционной системы, установленной в смартфоне.
2. Выберите источник, из которого нужно получить файл. В качестве примера мы используем Google Диск, но вы также можете превратить свою презентацию в отдельные изображения, а затем выбрать их в галереях.
3. Выполняем авторизацию в аккаунте Google или даем приложению разрешение на доступ к файлам на устройстве. Затем выберите нужную презентацию или изображения и нажмите кнопку «Общий доступ» в конце».

После выполнения этих простых действий презентация появится на экране. Чтобы остановить демонстрацию, нажмите кнопку внизу экрана.

Демонстрация экрана в zoom с мобильного телефона

1. Коснитесь экрана, чтобы отобразить параметры, если они недоступны по умолчанию. В центре появляется изображение зеленого полупрямоугольника со стрелкой.
2. Нажмите на надпись «Совместное» внизу этого изображения.
3. Выберите опцию «Показать», которая является восьмым порядковым номером из девяти отображаемых опций. Система перенесет вас из приложения в главное окно на мобильном телефоне.
4. В левом нижнем углу появляется стрелка для управления демонстрацией экрана с двумя функциями: «Комментировать (писать сообщения в чате)» и «Прекратить демонстрацию…”.
5. Вы увидите всплывающее сообщение «Ваше видео приостановлено во время совместного использования экрана с мобильным устройством». Демонстрация экрана включена! Собеседники будут видеть ваши действия в телефоне.

Завершение демонстрации экрана на ПК

Нажмите красную кнопку «Остановить демонстрацию» на экране компьютера. Участники больше не будут видеть ваши действия. Вы можете продолжить общение в окне приложения.

Активация доступа к презентации на мобильных устройствах

Мобильное приложение для Android и iOS предлагает аналогичные настройки. Здесь мы можем включить отображение всего экрана на смартфоне или планшете или поделиться отдельным документом.

Чтобы поделиться экраном с телефона в Zoom, выдвиньте нижнюю панель инструментов во время видеоконференции и нажмите кнопку «Поделиться». Появится дополнительное меню.

Если вы выберете «Экран», участники увидят все, что отображается на экране смартфона или планшета. Вы можете запустить любое приложение и переключаться между ними, пока включен общий доступ. Однако, если вам необходимо просмотреть отдельную презентацию или PDF-документ, нажмите пункт «Документ». Здесь вы можете указать файл из локального хранилища на смартфоне и поделиться контентом.

Раздел изображения позволяет выбрать изображение из галереи и показать его приглашенным на встречу. С другой стороны, элементы OneDrive, Google Drive, Box работают так же, как и для документа, за исключением того, что вы делитесь содержимым файла, расположенного в указанном облачном хранилище.

Как опция работает на смартфонах

Совместное использование экрана Zoom отлично работает как на телефонах Android, так и на iPhone. Никаких лишних ухищрений, необходимый функционал встроен в мобильное приложение.

Помните, что скачивать приложение на телефон следует только из проверенного источника — это магазин, который предустановлен на вашем устройстве.

На Айфон

Давайте поговорим о том, как начать демонстрацию экрана в Zoom на iPhone! Непременным условием является участие в конференции, вы можете быть приглашенным участником или быть организатором (не важно).

• Нажмите на зеленую стрелку — значок находится посередине нижней панели;
• Автоматически запустится меню доступных материалов;
• Выберите тип контента для трансляции;
• Найдите на экране тот пункт, который вы хотите показать своим собеседникам и нажмите на него!

Важно знать, как настроить демонстрацию экрана в Zoom! Для полноценной потоковой передачи требуется iOS 11 или новее и Zoom версии 4.1.18611.1228 или новее. Вы можете продемонстрировать:

• Экран;
• Фотопленка;
• Закладки;
• Доски объявлений (на iPad);
• Содержимое iCloud Drive, Box, Dropbox;
• Веб-адреса
• Google Диск, Microsoft OneDrive (включено для предприятий).

Чтобы отключить совместное использование экрана в Zoom, вам просто нужно нажать на красный крестик с пометкой «Стоп», он появится вместо зеленой кнопки «Поделиться». Единственным исключением является запись экрана. Если вы транслируете происходящее на экране, нажмите на красный значок таймера вверху слева и подтвердите действие.

• На устройствах iOS вы не можете использовать комментарии во время трансляции в полноэкранном режиме;
• При подключении к скринкасту вы сможете отключить микрофон или перевести смартфон в режим «Не беспокоить»;
• Все входящие уведомления будут отображаться — видны собеседникам.

Возможно, вам потребуется включить совместное использование экрана в Zoom в настройках вашей операционной системы — при необходимости вам будет предложено это сделать автоматически.

Как настроить чат

Работа с Zoom — это больше, чем просто видео- и аудиоконференции. Zoom можно использовать как обычные мессенджеры: отправлять текст, фото, видео и стикеры. Для правильной настройки чатов вам необходимо:

1. Откройте группу чата».
2. Установите настройки для чата и непрочитанных сообщений, как на картинке.
3. Проверьте дополнительные настройки уведомлений.

Если вы хотите использовать чат только для уроков, лучше отключить уведомления в нерабочее время, установив флажок «Не беспокоить».