Для чего нужна архивация?
Дорогие друзья, прежде чем научиться архивировать письма или создавать почтовый архив Outlook 2010, давайте разберемся, для чего это в принципе нужно. Может быть, вы думаете об этом. Или ты вообще этого не хотел. Вот почему не стоит преуменьшать важность какой-то теории, потому что так можно избежать лишней работы.
Иногда вам может понадобиться заархивировать вашу почту, чтобы перенести ее на внешнее хранилище
Для чего же может понадобиться знание о том, как заархивировать письма в Outlook 2010?
- Если вам нужно где-то сохранить вашу почту, то вы можете получить к ней доступ. Например, при переустановке операционной системы компьютера или ноутбука.
- Если есть необходимость открыть письмо на другом устройстве, при смене старого.
- Также при простом переносе входящих или исходящих сообщений на внешний носитель информации.
Архивируем вручную
Если нет необходимости автоматически упаковывать всю корреспонденцию, можно создать архив вручную.
- Для этого перейдите в меню Файл/Инструменты очистки/Архив.
- В меню Архив задайте необходимые параметры и нажмите ОК.
В результате обоих описанных способов архивирования данных Outlook почтовый клиент создаст файл с архивом данных, который при необходимости можно импортировать обратно, а также возможно перенести архив на любой другой компьютер.
Почему вы должны архивировать, а не «пометить как прочитанное»?
По умолчанию перед вами откроется почтовый ящик. Независимо от того, используете ли вы приоритетные или социальные вкладки в Gmail или нет, они включают в себя непрочитанные и старые письма. Какие-то из них нужны вам, какие-то для дальнейшего использования, а какие-то можно удалить.
А вот почтовый ящик, набитый электронными письмами, которые вам сразу не нужны, — просто бардак. Даже если вы отметите сообщение как прочитанное, оно все равно останется в папке «Входящие». Зачем заставлять свой мозг справляться с этим?
Архивирование электронной почтой реагирования на его конфликты, но правила на будушее. В любом случае у вас больше шансов найти электронные письма с помощью мощного поиска в Gmail, чем при просмотре списков тем.
Как создать архив писем?
Итак, давайте перейдём к тому, как заархивировать список в почтовом Outlook 2010:
- Для начала, конечно, нужно открыть программу Outlook. Для этого нажмите на ярлык запуска приложения в меню «Пуск», затем нажмите «Все программы», найдите папку с пакетом офисных программ от Microsoft и уже в открывшемся списке нажмите на нужный файл левой кнопкой мыши.
- Теперь нажмите на вкладку «Файл» в верхней основной панели инструментов приложения. Здесь нам понадобится такой пункт, как «Открыть».
- В появившемся окне экспорта необходимо взять «просмотр данных файла».
- Обратите внимание на то, что имена файлов ваших писем обязательны, как и период их создания (то есть дата).
- Выделите сообщения, которые хотите заархивировать, специальной галочкой. Только после этого нажмите на кнопку «Архивировать», когда будут выбраны все необходимые сообщения.
- Система попросит вас указать один из способов архивации. Укажите наиболее подходящий для вас вариант. Не забываем указать дату архивации в предназначенном для этого месте диалогового окна.
- Итак, нам нужно создать архив писем в Outlook!
Давайте немного поговорим о том, что делать дальше с заархивированной почтой. Как отмечалось выше, доступ к этим сообщениям ни в коем случае не блокируется. Вы можете их смотреть, читать и извлекать из них нужную информацию. Такие архивы не имеют ограничений по времени хранения. Так что за их сохранность можно не беспокоиться.
Их легко найти в специальном разделе под невынужденным названием «Вся почта». Это вполне логично, так как в письменном виде хранится весь запас, в том числе архивные файлы. Обратите внимание также на то, что письма от одного отправителя, попавшие под архив, будут создавать цепочку. Это сделано для более удобного и комфортного обращения с архивами. Управление осуществляется с помощью простой мышки стандартными средствами программы, так что вам не нужно устанавливать сторонние продукты и утилиты.
Как настроить архивацию outlook
Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю для примера Microsoft Office 2020, но все действия будут полностью применимы и для других версий. Откройте программу и перейдите в «Файл»
- Переходим в параметры
- Далее в открывшемся окне вы найдете вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»
Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическое архивирование Outlook:
- Архивировать красиве > качество дней по исчечению хорошой будет скачиваться новое задание
- Архивировать или удалить старые элементы > ниже задается срок, я статив 12 месяцев
- Куда переместить, по умолчанию это будет файл archive1.pst и он будет лежать рядом с основным почтовым файлом, но есть вариант безвозвратного удаления элементов, для этого выберите соответствующий вариант.
Если вы зайдете в инструменты Outlook в «Параметры почтового ящика», вы найдете там два интересных момента:
- Очистить почтовый ящик
- Удалить старые элементы
Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик», вам будет предоставлена возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.
Если выбрать пункт «Удалить старые элементы», то можно выбрать дату, с которой можно будет начать процесс архивации папок или папок.
Как видите, все настройки очень просты, главное знать и помнить где они находятся, не забывайте выполнять эту процедуру и содержать свой почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.
Читайте также: Bigo Live — что это за программа?
Специальные инструменты для электронной почты Outlook Архива
Ежедневное архивирование электронной почты и других элементов Outlook требует комплексного подхода, поэтому специалисты используют специальные утилиты, автоматизирующие процедуру. В то же время профессиональные утилиты предоставляют дополнительные возможности, такие как преобразование форматов и фильтрация заархивированных сообщений. Комплект извлечения данных для Outlook
- Электронная почта Outlook, архивирование в СОЛ, MSG, HTML-, форматы TXT.
- Дополнительная возможность создания PDF-файлов для суда.
- Архивирование календаря Outlook, заметок, контактов и других элементов.
- Архивирование настроек учетной записи адрес электронной почты, включая пароли Outlook
Сохранение вложений из нескольких писем
Некоторые полученные письма могут содержать вложения: файлы, картинки, видео и т.д.п. Вы можете сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть и другой вариант:
- Выберите письма, вложения которых необходимо сохранить, разверните вкладку «Файл» и выберите функцию «Сохранить вложения».
- Развернётся окошко со встречено найденных вложений. Отметьте те, которые хотите сохранить, и нажмите на кнопку «ОК». Указываем, какие вложения нужно сохранить
- Укажите путь, по которому будут отправляться вложения из писем.
