Инструкция по настройке архивации почты в Outlook для ВСК

Введение. Для чего нужна архивация?

Дорогие друзья, прежде чем мы узнаем, как заархивировать электронную почту или создать архив почты Outlook 2010, давайте выясним, зачем это нужно в принципе. Возможно, вы передумаете делать это. Или вы, вообще, искали совсем другое. Поэтому не маскируйте смысл той или иной теории, ведь так вы сможете избежать лишней работы.

Иногда вам может понадобиться заархивировать электронную почту, чтобы перенести ее на удаленный диск

Почему было бы полезно знать, как архивировать электронные письма в Outlook 2010?

1. Если вам нужно где-то сохранить свою электронную почту, чтобы вы могли получить к ней доступ позже. Например, при переустановке операционной системы компьютера или ноутбука.
2. Если есть необходимость открывать письма на другом устройстве, при смене старого.
3. Также, когда вы легко переносите входящие или исходящие сообщения на внешний носитель.

Архивируем вручную

Если нет необходимости автоматически упаковывать всю корреспонденцию, можно создать архив вручную.

1. Для этого перейдите в меню Файл/Инструменты очистки/Архив.
2. В открывшемся меню архива введите необходимые параметры и нажмите ОК.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook почтовый клиент создаст файл с архивом данных, который при необходимости можно будет импортировать обратно, а также перенести архив на любой другой компьютер.

Как создать архив писем?

Итак, давайте перейдем к тому, как архивировать электронные письма в почте Outlook 2010:

1. Во-первых, конечно, вы должны открыть программу Outlook. Для этого нажмите на ярлык запуска программы в меню «Пуск», затем нажмите «Все программы», найдите папку с программным пакетом Microsoft Office и в открывшемся списке нажмите на нужный файл левой кнопка мыши.
2. Теперь нажмите на вкладку «Файл» на верхней основной панели инструментов приложения. Здесь нам понадобится такой элемент, как «Открыть».
3. В появившемся окне экспорта нужно взять «файл данных Outlook».
4. Обратите внимание на то, что названия файлов ваших писем, а также период их создания (то есть дата) обязательны).
5. Выделяем специальной галочкой письма, которые хотите заархивировать. Только после этого нажмите кнопку «Архивировать», когда все необходимые сообщения будут выбраны.
6. Система попросит указать один из способов архивации. Пожалуйста, выберите вариант, который подходит вам лучше всего. Не забудьте указать дату подачи в отведенном для этого месте в диалоговом окне.
7. Вот и у нас с вами получилось создать архив писем в Outlook. Поздравьте себя!

Поговорим немного о том, что делать дальше с заархивированной почтой. Как было сказано выше, доступ к этим сообщениям никоим образом не закрыт. Вы можете их увидеть, прочитать и извлечь из них нужную информацию. Такие архивы не имеют ограничений по времени хранения. Так что за их сохранность можно не беспокоиться.

Вы легко найдете их в специальном разделе под случайным названием «Вся почта». Это вполне логично, так как там хранится весь запас писем, в том числе архивных. Также обратите внимание, что электронные письма от одного и того же отправителя, которые заархивированы, создают цепочку. Это сделано для более практичного и удобного обращения с архивами. Обработка происходит с помощью простой мыши, которая использует стандартные программные средства, поэтому вам не нужно устанавливать сторонние продукты и инструменты.

Как настроить архивацию outlook

Теперь перейдем от теории к практике, я буду рассматривать на примере Microsoft Office 2020, но все шаги будут полностью применимы и к другим версиям.

1. Откройте программу и перейдите в «Файл»
2. Перейти к настройкам
3. Затем в открывшемся окне вы найдете вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Архивировать настройки»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическое архивирование Outlook:

• Архивировать каждые > количество дней, после которых должно запускаться новое задание
• Архивировать или удалить старые элементы> введите период ниже, я установил 12 месяцев
• Куда переместить, по умолчанию это будет файл archive1.pst, и он будет лежать рядом с основным почтовым файлом, но есть возможность удалить элементы навсегда, для этого выберите соответствующий вариант.

Если зайти в инструменты Outlook в «Настройки почтового ящика», то можно найти два интересных пункта:

• Очистить почтовый ящик
• Удалить старые элементы

Выбрав пункт «Пустой почтовый ящик», у вас появится возможность выполнить автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если вы выберете «Удалить старые элементы», вы сможете выбрать дату, с которой будет начинаться процесс архивирования папки или папок.

Как видите, все настройки очень простые, главное знать и помнить где они находятся, не забывайте соблюдать эту процедуру и содержать почтовый ящик в чистоте и порядке.

Отсутствует папка архива

Если вы используете Outlook 365, Outlook 2019 или Outlook 2016 и не видите папку «Архивы», обновите Outlook.

1. Выберите вкладку «Файл» в Outlook.
2. Выберите учетную запись Office на левой панели.
3. Выберите параметры обновления» .
4. Выберите Обновить сейчас. Microsoft проверит и установит все доступные обновления. После завершения обновления папка архива должна появиться в списке папок в Outlook.

Как найти элементы в файле данных Outlook (.pst)

Ваши заархивированные элементы могут храниться в файле данных Outlook, также известном как файл личных папок (PST), если вы используете учетную запись POP, IMAP или AutoArchive с учетной записью электронной почты Exchange Server. Когда вы открываете файл личной папки в Outlook, вы можете искать определенные слова или фразы.

1. Откройте Outlook и выберите вкладку «Файл ».
2. Выберите Открыть и экспортировать на левой панели.
3. Выберите Открыть файл данных Outlook. Откроется диалоговое окно «Открыть файл данных Outlook».
4. Выберите файл данных Outlook, который вы хотите открыть, и нажмите OK .
5. Щелкните стрелку рядом с файлом данных Outlook на панели навигации, чтобы развернуть верхний уровень и просмотреть вложенные папки в файле. Выберите подпапку, чтобы просмотреть ее содержимое.
6. Используйте встроенный инструмент поиска Outlook для поиска определенного сообщения электронной почты, контакта или темы в папке архива.

Как получить доступ к папке архива Outlook Online

Если у вас есть учетная запись электронной почты Outlook Online, архивная папка доступна онлайн

1. Перейдите на Outlook.com и войдите в свою учетную запись электронной почты Outlook .
2. Щелкните стрелку рядом с Папки, чтобы развернуть список папок Outlook, если папки не отображаются.
3. Выберите «Архив» на левой панели в разделе «Папки». Отображаются ваши заархивированные электронные письма.

Специальные инструменты для электронной почты Outlook Архива

Ежедневное архивирование электронной почты и других элементов Outlook требует комплексного подхода, поэтому специалисты используют специальные инструменты, автоматизирующие процедуру. В то же время профессиональные инструменты предоставляют дополнительные возможности, такие как преобразование форматов и фильтрация архивных сообщений. Комплект извлечения данных для Outlook Программное обеспечение предоставляет профессиональные функции для архивирования данных Outlook в любом масштабе:

• Архивирование электронной почты Outlook в форматах SOL, MSG, HTML, TXT.
• Дополнительная возможность создания легальных PDF-файлов.
• Архивирование календаря, заметок, контактов и других элементов Outlook.
• Архивирование настроек учетной записи электронной почты, включая пароли Outlook,

Читайте также: Как отключить Google Assistant на Xiaomi, как настроить голосовой ввод, включить, удалить, изменить

Перемещение в сетевой архив

Онлайн-архив — это заранее организованное хранилище в локальной сети или Интернете. Обычно туда перемещают ненужные электронные письма. Перемещение в сетевой архив организовано по-разному. Обычно могут указывать дополнительный временной интервал для упаковки документов, но могут и использовать принцип переполнения.

Это означает, что через определенный промежуток времени документация помещается в репозиторий. Либо счетчик заполняется до заданного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

С помощью веб-интерфейса отправить переписку в онлайн-архив можно следующим образом:

• откройте Outlook через веб-браузер;
• в папке «Входящие» выберите письма, которые необходимо переместить;
• нажать «переместить» в веб-интерфейсе;
• буквы начинают двигаться. Большой архив отправляется за десятки минут.

Следует отметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают отчеты «больших» компаний, таких как Google. А меню навигации обычно организовано так же, как и в стандартном проводнике Windows. Поэтому сложностей в освоении процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Outlook заархивировать письма можно следующим образом: зайти в любую папку, содержащую письма, выбрать нужную переписку, а затем в контекстном меню нажать Переместить — нужная папка. С помощью клавиш Ctrl и Shift процесс несколько автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все буквы (выделить букву, зажать Shift и нажать на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждая последующая буква добавлен выбор. Однако это стандартные сочетания клавиш для многих программ.

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, вы можете быстро загрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST-файла можно восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

1. На вкладке «Главная» разверните кнопку «Новый элемент», перейдите к «Другие элементы» и выберите параметр «Файл данных Outlook». Выберите «Файл данных Outlook»
2. Введите путь к файлу буквами.
3. Подождите, пока программа распознает все буквы. На панели быстрого доступа к папкам в Outlook появится новый раздел под названием «Файл» или название загруженного файла, где вы найдете все буквы. Добавлен раздел, где находятся загруженные письма