Как заархивировать электронную почту в Outlook — создать архив важных писем

Зачем нужна архивация почты?

Есть несколько причин для сжатия ваших собственных почтовых архивов. Первый момент – это безопасность. Архив зашифрован, отправлен «в облако», где ему больше не угрожают злоумышленники. Вторая ситуация – необходимость рационализации места с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация большая и вместить все письма в распакованном виде просто не получится. Для небольших организаций это не так актуально, а вот для крупного бизнеса и централизованных государственных органов совет точно будет ценен.

Безусловным плюсом архивации в Outlook является централизация учетных записей и возможность придерживаться гибкой политики разрешений на работу с электронной почтой.

Способы архивации и резервного копирования данных Outlook: PST и OST файлы

Есть несколько причин для сжатия ваших собственных почтовых архивов. Первый момент – это безопасность. Архив зашифрован, отправлен «в облако», где ему больше не угрожают злоумышленники.

Вторая ситуация – необходимость рационализации места с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация большая и вместить все письма в распакованном виде просто не получится.

Для небольших организаций это не так актуально, а вот для крупного бизнеса и централизованных государственных органов совет точно будет ценен.

Безусловным плюсом архивации в Outlook является централизация учетных записей и возможность придерживаться гибкой политики разрешений на работу с электронной почтой.

Что даёт архивация:

• с его помощью вы сможете легко сохранять письма с почты, а затем возвращать их, если на это есть причины;
• часто этот способ используют при переустановке системы ПК, чтобы не потерять важные данные;
• передавать сообщения на внешние носители;
• когда вы используете несколько устройств или когда вы заменяете одно другим.

Существует несколько способов создания архива из электронной почты, которые выбираются в зависимости от учетной записи самой электронной почты.

Владелец учетной записи всегда имеет доступ к папке под названием «Архив», часто это даже папка по умолчанию вместе с теми же другими функциями: «Входящие», «Отправленные»; «Дистанционное управление».

При использовании таких учетных записей, как POP и IMAP, вы можете либо создать папку под названием «Архив», либо использовать для этой цели уже существующую. Но в Microsoft 365 и Exchange это невозможно.

Архивация элементов вручную

Примечание. Мы стараемся предоставлять вам обновленные справочные материалы на вашем языке как можно быстрее.

Эта страница была переведена автоматически, поэтому может содержать неточности и грамматические ошибки. Нам важно, чтобы эта статья была вам полезна.

Ваш почтовый ящик Outlook достаточно большой, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что вы перестанете получать электронную почту в ближайшем будущем из-за его огромного размера. Чтобы предотвратить переполнение почтового ящика, вы можете переместить старые элементы, которые вы хотите сохранить, в архив — отдельный файл данных Outlook (.pst), который вы можете открыть в Outlook в любое время.

Примечание. Команда архивирования и ее функция не будут отображаться ни в одной учетной записи в вашем профиле Outlook, если вы активируете учетную запись Exchange Server и ваша организация использует онлайн-архивирование Microsoft Exchange Server. Сетевой администратор также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook периодически автоматически архивирует элементы. Дополнительные сведения см в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

Элементы также могут быть заархивированы вручную в любое время. В этом случае вы можете решить, какие элементы архивировать, где их хранить и какого возраста они должны быть архивированы.

Как заархивировать письма в почте Outlook

Пошаговая инструкция по архивированию писем:

• первое, что вам нужно сделать, это открыть Outlook;
• в окне экспорта выберите «Файл данных Outlook»;
• выберите письма для архивирования с помощью галочки. Затем нажмите на кнопку «Архивировать»;
• система предложит способ архивации, а пользователь выбирает наиболее подходящий;
• необходимо указать дату создания архива.

После архивации все письма и содержащиеся в них данные, разумеется, доступны для просмотра или чтения. Кроме того, у архивов нет срока годности, поэтому они остаются у пользователя столько, сколько нужно.

Как узнать размер почтового ящика

Перед архивированием электронной почты в Outlook проверьте размер почтового ящика.

Есть два основных способа:

• использовать функции веб-интерфейса;
• через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер записи через веб-интерфейс, нужно сделать следующее:

1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
2. Жмем иконку настроек (обычно это стандартная шестеренка), ищем там параметры.
3. Параметры счета обычно отражают занятость самого ящика.

В Outlook процедура выглядит немного иначе:

1. Необходимо нажать на «Файл».
2. Размер ящика фиксируется во вкладке «Подробно» в виде визуального графического индикатора выполнения.

Почему вы должны архивировать, а не «пометить как прочитанное»?

По умолчанию перед вами откроется почтовый ящик. Независимо от того, используете ли вы приоритет Gmail и социальные вкладки или нет, это включает в себя непрочитанные и старые электронные письма. Какие-то из них вам нужны, какие-то для дальнейшего использования, а какие-то можно удалить.

Но почтовый ящик, полный электронных писем, которые вам не нужны прямо сейчас, — это просто беспорядок. Даже если вы отметите письмо как прочитанное, оно все равно останется в папке «Входящие». Зачем заставлять свой мозг справляться с этим?

Архивация электронной почты удаляет ее из беспорядка, но сохраняет для дальнейшего использования. В любом случае, вы с большей вероятностью найдете электронные письма с помощью мощного поиска Gmail, чем прокручивая списки с темами.

Читайте также: Как выйти из Яндекс Почты на компьютере, телефоне, на всех устройствах

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я буду рассматривать на примере Microsoft Office 2016, но все шаги будут полностью применимы и к другим версиям.

1. Откройте программу и перейдите в пункт «Файл
2. Перейти к настройкам
3. Затем в открывшемся окне вы найдете вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Архивировать настройки”

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическое архивирование Outlook:

• Архивировать каждые > количество дней, после которых должно запускаться новое задание
• Архивировать или удалить старые элементы> введите период ниже, я установил 12 месяцев
• Куда переместить, по умолчанию это будет файл archive1.pst, и он будет лежать рядом с основным почтовым файлом, но есть возможность удалить элементы навсегда, для этого выберите соответствующий вариант.

Если вы перейдете к инструментам Outlook в «Настройки почтового ящика», вы можете найти два интересных элемента:

• Очистить почтовый ящик
• Удалить старые элементы

Выбрав пункт «Пустой почтовый ящик», у вас появится возможность выполнить автоматическое архивирование в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

При выборе пункта «Удалить старые элементы» можно выбрать дату, с которой можно начать процесс архивации папки или папок.

Как видите, все настройки очень простые, главное знать и помнить где они находятся, не забывайте соблюдать эту процедуру и содержать почтовый ящик в чистоте и порядке.

Автоматическая архивация

Резервирование почтовых ящиков обычно выполняется в клиенте Outlook. Вы можете настроить архивирование автоматически или вручную. Для автоматической архивации вам необходимо:

• открыть собственную учетную запись Outlook с помощью одноименной вкладки меню «Файл»;
• нужно выбрать Инструменты очистки, а уже там — «Пустой почтовый ящик»;
• среди интерфейса находим кнопку автоархивации;
• при необходимости можно настроить автоматическое архивирование определенной папки. Для этого контекстное меню Outlook вызывается щелчком правой кнопкой мыши по нужной папке, а затем выбором Свойства/Архивация/Автоархивация;
• в параметре Настройки архива по умолчанию вы можете указать все необходимые настройки.

Как подключить архив на другом компьютере

Затем вы можете сделать ссылку на архив в любой версии Outlook, включая 2010, 2013, 2016:

1. Копируем файл архива с расширением pst на другой носитель через Проводник или другие файловые менеджеры.
2. Откройте Outlook на «машине», которую вы хотите восстановить.
3. Выберите «Открыть и экспортировать».
4. В появившемся меню открытия файла найдите каталог копии архивного документа и выберите искомый файл.

Ручная настройка

Если автоматическое сохранение не работает для вас, вы можете начать архивирование почты Outlook вручную. Ручной режим позволяет вам выбрать, что именно и где вы хотите сохранить. Интересно?

Версия 2016

• Откройте вкладку «Файл» и в открывшемся окне найдите раздел «Подробности»;
• Нажмите на кнопку «Инструменты»;

• Выберите пункт меню «Удалить старые элементы…».

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать определенные ошибки или проблемы. Для их устранения необходимо выполнить определенные действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если письма, пришедшие к вам на почту автоматически, идут, даже если вы их не открывали, то дело в том, что у вас активирована функция, показывающая, что вы прочитали письмо, если у вас несколько секунд открыта вкладка с ним . Выполните следующие действия, чтобы отключить эту функцию:

1. На вкладке «Файл» перейдите к параметрам программы.
2. Откройте дополнительные настройки программы, нажав на кнопку «Дополнительно».
3. Нажмите кнопку «Область чтения». Снимите флажок «Отметить как прочитанное при отображении в области чтения» и сохраните изменения.

Не отображаются старые письма

Может случиться так, что письма, прочитанные некоторое время назад, перестанут отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

Отключение автоархивации

Чтобы выполнить резервное копирование только вручную, отключите автоархивацию.

1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройки автоархивации.
3. Снимите флажок Автоархивировать каждые n дней.
4. По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются в обычное время. Дополнительные сведения об автоархивации см в разделе Использование автоархивации для резервного копирования и удаления элементов.

Кроме того, вы можете вручную архивировать и разархивировать элементы в дополнение к автоархивации и замене. Архивирование вручную обеспечивает гибкость и позволяет указать, какие папки включать в архив и какой файл архива данных Outlook (.pst) использовать.

Выполните следующие действия, чтобы заархивировать элементы Outlook вручную.

1. Перейдите на вкладку «Файл.
2. Нажмите на инструменты очистки.
3. Нажмите кнопку Сохранить.
4. Выберите параметр «Архивировать эту папку и все вложенные папки», затем щелкните папку, которую хотите заархивировать. Этот ручной архив включает любую подпапку выбранной вами папки.
5. Введите дату в поле Архивные элементы, созданные до.
6. Если вы не хотите использовать файл или папку по умолчанию, нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или папку в разделе Архивный файл. Найдите нужный файл или введите для него имя, затем нажмите «ОК». Расположение целевого файла отображается в поле Архивный файл .
7. Установите флажок, чтобы включить элементы с флажком «не архивировать автоматически», чтобы включить все элементы, которые можно отметить отдельно, чтобы исключить их из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов и не игнорирует флажок «Не автоархивировать» только для этого архива.

Как создать архив писем?

Итак, давайте перейдем к тому, как архивировать электронные письма в почте Outlook 2010:

1. Во-первых, конечно, вы должны открыть программу Outlook. Для этого нажмите на ярлык запуска программы в меню «Пуск», затем нажмите «Все программы», найдите папку с программным пакетом Microsoft Office и в открывшемся списке нажмите на нужный файл левой кнопка мыши.
2. Теперь нажмите на вкладку «Файл» на верхней основной панели инструментов приложения. Здесь нам понадобится такой элемент, как «Открыть».
3. В появившемся окне экспорта нужно взять «файл данных Outlook».
4. Обратите внимание на то, что названия файлов ваших писем, а также период их создания (то есть дата) обязательны).
5. Выделяем специальной галочкой письма, которые хотите заархивировать. Только после этого нажмите кнопку «Архивировать», когда все необходимые сообщения будут выбраны.
6. Система попросит указать один из способов архивации. Пожалуйста, выберите вариант, который подходит вам лучше всего. Не забудьте указать дату подачи в отведенном для этого месте в диалоговом окне.
7. Вот и у нас с вами получилось создать архив писем в Outlook. Поздравьте себя!

Поговорим немного о том, что делать дальше с заархивированной почтой. Как было сказано выше, доступ к этим сообщениям никоим образом не закрыт. Вы можете их увидеть, прочитать и извлечь из них нужную информацию. Такие архивы не имеют ограничений по времени хранения. Так что за их сохранность можно не беспокоиться.

Вы легко найдете их в специальном разделе под случайным названием «Вся почта». Это вполне логично, так как там хранится весь запас писем, в том числе архивных. Также обратите внимание, что электронные письма от одного и того же отправителя, которые заархивированы, создают цепочку. Это сделано для более практичного и удобного обращения с архивами. Обработка происходит с помощью простой мыши, которая использует стандартные программные средства, поэтому вам не нужно устанавливать сторонние продукты и инструменты.

Настраиваем архивацию писем в Outlook

Чем чаще вы получаете и отправляете письма, тем больше переписки хранится на вашем компьютере. И это, конечно, приводит к нехватке места на диске. Это также может привести к тому, что Outlook просто перестанет получать электронную почту. В таких случаях следует следить за размером своего почтового ящика и при необходимости удалять ненужные письма.

Однако вам не нужно удалять все электронные письма, чтобы освободить место. Самые важные можно просто заархивировать. Как это сделать, мы разберем в этом гайде.

Всего Outlook предоставляет два способа архивации электронной почты. Первый автоматический, а второй ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа — это автоматическое архивирование электронной почты.

Преимущество этого метода в том, что Outlook будет архивировать электронные письма без вашего участия.

К недостаткам можно отнести то, что будут архивироваться все письма, как нужные, так и не нужные.

1. Для настройки автоматического архивирования нажмите кнопку «Параметры» в меню «Файл»
2. Затем перейдите на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажмите кнопку «Настроить автоархивацию».
3. Теперь осталось ввести необходимые настройки. Для этого ставим галочку «Автоархивация каждые ..дней» и тут же устанавливаем период архивации в днях.
4. Затем настройте параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед началом архивации, то установите флажок «Спрашивать перед автоархивацией», если в этом нет необходимости, снимите галочку и программа все сделает сама.
5. Ниже вы можете настроить автоматическое удаление старых писем, где также можно установить максимальный «возраст» письма. А также решить, что делать со старыми письмами — переместить их в отдельную папку или удалить.
6. После того, как вы сделали необходимые настройки, вы можете нажать на кнопку «Применить настройки ко всем папкам».
7. Если вы хотите сами выбрать папки, которые хотите архивировать, то в этом случае вам нужно зайти в свойства каждой папки и настроить там автоматическое архивирование.
8. Наконец, нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить сделанные вами настройки.
9. Для отмены автоматического архивирования достаточно будет убрать галочку «Автоархивировать каждые..день».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей никаких дополнительных настроек.

Чтобы отправить письмо в архив, необходимо выделить его в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Чтобы заархивировать группу писем, вам достаточно выделить нужные письма, а затем нажать ту же кнопку.

Этот метод также имеет свои преимущества и недостатки.

• К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете, какие письма требуют архивации.
• Ну и минус — ручное архивирование.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания почтового архива. Для большей надежности можно использовать оба. То есть для начала настройте автоархивацию и потом по мере необходимости сами отправляйте письма в архив, а ненужные удаляйте.

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Резервное копирование сервера — это функция, разработанная для бизнес-клиентов Microsoft 365 с очень большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать архив сервера, чтобы избежать удаления старой электронной почты. Архив сервера пользователя похож на вторую учетную запись в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск по ящику».

Если архив сервера включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в архив сервера с помощью политик архивирования.