Как сохранить сообщения электронной почты Outlook

Различные способы сообщения электронной почты Outlook

Помимо общего доступа, вам может потребоваться сохранить все электронные письма из Outlook в следующих случаях::

• Выполняйте регулярные резервные копии важной информации, хранящейся в электронных письмах;
• Чтобы импортировать их в другой аккаунт;
• Хранить их на другом компьютере;
• Для переноса данных с ПК на Mac;
• Для передачи сообщений Outlook в другую программу-клиент электронной почты;
• приведение электронной корреспонденции в суд или судебный процесс по электронной почте.

Изменение интервала или места сохранения черновиков

По умолчанию неполные сообщения сохраняются каждые три минуты и помещаются в папку «Черновики». Вы можете изменить как интервал, так и место сохранения черновиков.

1. Выберите «Параметры» в меню «Инструменты.
2. Нажмите «Параметры электронной почты» и выберите «Дополнительные параметры электронной почты.
3. Выполните одно или несколько из следующих действий.

• Чтобы редактировать черновики, сохраните их в списке «Сохранить сообщения», в списке «Сохранить неверные элементы» выберите «Черновики», «Входящие», «Отправленные» или «Почтовые ящики.
• Чтобы изменить время сохранения черновиков, введите число от 1 до 99 в поле Автосохранение каждые n минут.

Восстановление электронной почты из файла pst

• После переустановки Windows или при переносе электронной почты на другой компьютер вы можете восстановить все данные электронной почты из резервной копии (файл .pst).
• Откройте мастер импорта и экспорта. В Outlook 2007 выберите «Файл-> Импорт и экспорт…», а в Outlook 2010 выберите «Файл-> Открыть-> Импорт».
• Укажите действие «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
• Когда вы выбираете тип файла для импорта, установите флажок «Файл личных папок (.pst)» и нажмите «Далее».
• Следующим шагом является указание pst-файла с данными вашей электронной почты. Для этого нажмите кнопку «Обзор», перейдите к файлу резервной копии pst и дважды щелкните его. Выбранный путь к резервной копии будет отображаться в столбце «Импорт из файла». Нажмите «Далее».
• В последнем окне процедуры импорта выберите папку «Входящие» для загрузки, установите флажок «Включить подпапки», получателя импорта «Личные папки» и нажмите «Готово».
• Все электронные письма и контакты электронной почты будут восстановлены в том виде, в котором они были сохранены в файл.

Данные из Microsoft Outlook 2010 можно экспортировать в файл данных Outlook (файл .pst). Это позволяет переносить элементы Outlook 2010 на другой компьютер или создавать их резервные копии.

При экспорте данных в PST-файл свойства папки (например, разрешения и представления) не сохраняются. Экспортируется только их содержимое.

1. Откройте вкладку «Файл.
2. Нажмите кнопку «Параметры.
3. Выберите Расширенный.
4. В группе Экспорт нажмите кнопку Экспорт .
5. Выберите параметр «Экспорт в файл» и нажмите кнопку «Далее .
6. Выберите файл данных Outlook (.pst) из появившегося списка и нажмите кнопку Далее .
7. Выберите учетную запись (папку верхнего уровня), которую вы хотите экспортировать. В результате все данные электронной почты, календаря, контактов, задач и заметок будут экспортированы для него.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете экспортировать данные только из одной учетной записи за раз.

Установите флажок рядом с Включить подпапки .

1. Нажмите «Далее .
2. Нажмите кнопку «Обзор», выберите место, где будет сохранен файл PST, и введите имя файла. Нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если функция экспорта уже использовалась, будут отображаться предыдущая папка и имя файла. Чтобы создать новый файл вместо использования существующего, измените имя файла.

1. Если данные экспортируются в уже существующий файл PST, в разделе Настройка укажите, что делать, если экспортируемые элементы уже находятся в файле.
2. Нажмите кнопку Готово .

Экспорт начинается немедленно (если вы не хотите создать новый файл PST или экспортировать в уже существующий файл, защищенный паролем).

• Когда вы создаете новый файл PST, вы можете защитить его паролем. В диалоговом окне «Создать файл данных Outlook» введите пароль в поля «Пароль» и «Подтверждение», а затем нажмите «ОК». В диалоговом окне Пароль файла данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку ОК .
• При экспорте в существующий PST-файл, защищенный паролем, введите пароль в диалоговом окне «Пароль файла данных Outlook» и нажмите «ОК .

Чтобы экспортировать элементы из нескольких учетных записей, выполните следующие действия для каждой учетной записи.

Если на вашем компьютере установлен Outlook, вы можете использовать Outlook для переноса сообщений электронной почты, контактов и элементов календаря из одной учетной записи электронной почты в другую.

Например, у вас есть почтовый ящик Office 365 и учетная запись Gmail. Их можно добавить в Outlook. Вы можете использовать Outlook для экспорта элементов из своей учетной записи Gmail и импорта их в почтовый ящик Office 365.

Экспортируйте элементы, создав файл PST. Этот файл данных Outlook содержит сообщения и другие элементы Outlook и хранится на локальном компьютере. Сведения о том, как импортировать элементы после экспорта, см в статье Импорт сообщений электронной почты, контактов и календаря Outlook из файла PST.

Как заархивировать письма

Архивация в Outlook — это функция, которая перемещает определенные электронные письма в отдельный сжимаемый архив, чтобы уменьшить объем места, которое они занимают на вашем жестком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создается копия элементов Outlook, заархивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST). К архивным элементам можно получить доступ в любое время, открыв этот файл.

Автоматическая архивация

По умолчанию функция активирована и выполняет свои задачи через 2, 3 или 6 месяцев, в зависимости от типа писем. Подробнее см в таблице ниже.

Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

После первого сеанса автоматического архивирования программа создает для него файл и отдельную папку. В дальнейшем вы сможете самостоятельно добавлять письма в архив или удалять их из него. По умолчанию архив, созданный средствами Outlook, находится в папке PrimaryDrive:UserAccountNameDocumentsOutlook Filesarchive.pst.

Выполните следующие действия, чтобы самостоятельно настроить параметры автоматического архивирования:

1. На вкладке «Файл» перейдите в подпункт «Параметры».
   Заходим в подпункт «Параметры»
2. Перейдите в дополнительные параметры программы, нажав на пункт «Дополнительно».
   открыть дополнительные параметры
3. Нажмите на кнопку «Настроить автоархивацию».
   Нажмите кнопку «Настроить автоархивацию
4. Укажите, как часто проверять наличие устаревших элементов и следует ли их архивировать или удалять. Здесь же вы можете изменить путь к папке, в которой будет сохранен созданный архив.
5. Чтобы отключить автоархивацию, снимите флажок рядом с настройками интервала автоархивации.

Ручная архивация

При ручном архивировании папка Архив создается автоматически, если она не была создана ранее при автоматическом архивировании.

1. На вкладке «Файл» перейдите в подпункт «Подробности».
   Выберите раздел «Подробнее»
2. Разверните кнопку «Инструменты очистки» и выберите параметр «Архивировать», если вы используете Outlook 2013.
3. Или функцию Удалить старые элементы, если вы используете Outlook 2016.
4. Выберите один из типов архивации: согласно автоматическим настройкам архивации или ручной настройке. Установите все параметры резервного копирования, выберите папки для резервного копирования и нажмите «ОК», чтобы завершить процесс.

Экспорт писем, контактов и календаря из Outlook в PST-файл

Используйте один из следующих наборов инструкций по экспорту.

• Добавьте свою учетную запись электронной почты Office 365 в приложение Outlook, например Outlook для Office 365, Outlook 2016 или 2013. После этого вы сможете перемещать электронные письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Office 365 с помощью Outlook.
• Добавьте исходную запись электронной почты в Outlook. Например, вы можете добавить учетную запись Gmail в Outlook 2016. Подождите немного, пока не появятся все ваши сообщения и контакты.
• Добавьте свою учетную запись электронной почты Office 365 в Outlook. После этого Outlook автоматически синхронизируется с Office 365. Содержимое вашего почтового ящика Office 365 появится в Outlook.

1. Перейдите на вкладку «Файл» в верхней части ленты Outlook.
2. Выберите «Открыть и экспортировать» > «Импорт и экспорт.
3. Выберите Экспорт в файл.
4. Выберите файл данных Outlook (.pst) и нажмите «Далее.
5. Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой вы хотите экспортировать элементы (см изображение ниже). Вы можете экспортировать информацию только из одной учетной записи за раз.
6. Установите флажок Включить подпапки. Это позволит экспортировать все элементы учетной записи: календарь, контакты и почтовый ящик. Нажмите «Далее.
7. Нажмите кнопку «Обзор» и выберите место, где вы хотите сохранить файл данных Outlook (.pst). Введите имя файла и нажмите OK, чтобы продолжить.
8. Примечание. Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут перечислены предыдущая папка и имя файла. Введите другое имя файла и нажмите OK.
9. Если данные экспортируются в существующий файл данных Outlook (.pst), в разделе «Настроить» укажите, что делать, если экспортированные элементы уже находятся в файле.
10. Нажмите Готово.

Экспорт Outlook начнется немедленно, за исключением случаев, когда требуется создать новый файл данных Outlook (.pst) или если экспорт выполняется в файл, защищенный паролем.

Создаваемый вами файл данных Outlook (PST) может быть защищен паролем. В диалоговом окне «Создать файл данных Outlook» введите пароль в поля «Пароль» и «Подтверждение», а затем нажмите «ОК». В диалоговом окне Пароль файла данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку ОК.

При экспорте в существующий файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, введите пароль в диалоговом окне Пароль файла данных Outlook и нажмите кнопку ОК.

Данные Outlook, хранящиеся в файле PST, можно переместить в другое место. Вы можете сохранить файл PST в OneDrive, а затем загрузить его на новый компьютер. Вы также можете сохранить на портативный носитель, а затем импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook.

Читайте также: Как сделать групповой звонок в Discord: инструкция, как создать беседу и как присоединиться

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать определенные ошибки или проблемы. Для их устранения необходимо выполнить определенные действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если письма, пришедшие к вам на почту автоматически, идут, даже если вы их не открывали, то дело в том, что у вас активирована функция, показывающая, что вы прочитали письмо, если у вас несколько секунд открыта вкладка с ним . Выполните следующие действия, чтобы отключить эту функцию:

1. На вкладке «Файл» перейдите к параметрам программы.
2. Откройте дополнительные настройки программы, нажав на кнопку «Дополнительно».
3. Нажмите кнопку «Область чтения». Снимите флажок «Отметить как прочитанное при отображении в области чтения» и сохраните изменения.

Не отображаются старые письма

Может случиться так, что письма, прочитанные некоторое время назад, перестанут отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

Экспорт почты в Handy Backup

В отличие от двух предыдущих способов, этот способ универсален и может использоваться для экспорта писем из разных источников — как серверов, так и клиентов. Handy Backup поможет вам извлечь и сохранить письма из Gmail, Яндекс Почты, Mail.RU, Outlook, Thunderbird и других сервисов и программ.

Порядок действий зависит от источника.

Чтобы экспортировать электронную почту с сервера, выполните следующие действия:

1. Создайте новую задачу и выберите создание резервной копии;
2. Выберите источник (Gmail, Outlook или Email, если сервер не указан напрямую);
3. Нажмите «Создать соединение».
4. И указать данные для подключения (сервер, почту и пароль).
5. Нажмите «ОК», отметьте данные для восстановления птичкой и укажите, куда именно вы хотите их сохранить.
6. Если данные должны быть получены из локального клиента, такого как The Bat! или Thunderbird, в мастере создания задачи нужно использовать плагин «Компьютер», и указать путь к папке профиля пользователя.

Как сохранить одно / несколько писем без вложений в Outlook?

Обычно при сохранении электронной почты в Outlook все содержимое электронной почты, включая вложения, сохраняется вместе. Но иногда вы можете просто захотеть сохранить содержимое электронной почты без вложений, есть идеи? Для вас есть два решения:

• Авто CC/BCC по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по правилам; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций …
• Предупреждение о скрытой копии — отображать сообщение при попытке ответить всем, если ваш адрес электронной почты есть в списке скрытой копии; Напоминание об отсутствии вложений и многое другое напоминание о функциях …
• Ответить (всем) со всеми вложениями в переписке по электронной почте; Отвечать сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время к теме …
• Инструменты вложения: Автоматически удалить связь, Сжать все, Переименовать все, Сохранить все автоматически… Быстрый отчет, Подсчитать выбранные электронные письма, Удалить дубликаты электронных писем и контактов …
• Более 100 дополнительных функций решат большинство ваших проблем в Outlook 2010-2019 и 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.

Сохраните одно письмо без вложений в Outlook

Если вам нужно сохранить одно электронное письмо без вложений в Outlook, вы можете сначала удалить вложения вручную, а затем сохранить электронное письмо. Пожалуйста, сделайте следующее:

1. В приложении «Почта» щелкните, чтобы просмотреть сохраняемое сообщение электронной почты без вложений в области чтения, затем щелкните одно из вложений, чтобы активировать инструмент вложения. Смотрите скриншот:
2. Теперь перейдите к вложениям и нажмите кнопки «Выбрать все» и «Удалить вложения» одну за другой. Смотрите скриншот:
3. Появится диалоговое окно Microsoft Outlook. Нажмите кнопку «Удалить вложение», чтобы продолжить.
4. И теперь все вложения удалены из электронного письма для предварительного просмотра.
5. Выделив адрес электронной почты, нажмите Отправить > Сохранить как.
6. В диалоговом окне «Сохранить как» (1) откройте папку назначения, в которой вы хотите сохранить электронное письмо; (2) При желании введите имя электронной почты в поле «Имя файла»; (3) Нажмите кнопку скидки.

Сохранение нескольких писем без вложений в Outlook

Чтобы сохранить несколько электронных писем без вложений в Outlook, этот метод рекомендует функцию «Отключить все (приложение)» в Kutools for Outlook, чтобы массово удалять вложения из этих электронных писем, а затем сохранять их.

1. В представлении электронной почты выберите электронные письма, которые вы хотите сохранить без вложений.
2. Нажмите Kutools > Другое > Отключить все. Затем нажмите «Да» в диалоговом окне «Подключить все».
3. Выберите все электронные письма, от которых вы только что отсоединили вложения, и скопируйте их, одновременно нажав клавиши Ctrl + C.
4. Откройте папку назначения в проводнике и вставьте скопированные электронные письма, одновременно нажав клавиши Ctrl + V.